1. Anvendelsesområde

Disse retningslinjene gjelder for Cybernetisk Selskabs håndtering av saker om mulig overtredelse av foreningens etiske retningslinjer, herunder seksuell trakassering og grenseoverskridende atferd, vold, mobbing, diskriminering eller lignende annen uanstendig oppførsel.

2. Formål

Prosedyrereglene har som formål å gi forutsigbarhet i foreningens håndtering av sakene, sikre vern for trakasserte og varslere, forhindre videre trakassering og sikre ivaretakelse av foreningens psykososiale miljø.

3. Behandling

Ved behandling av mottatt informasjon om overtredelse og uønsket atferd skal foreningen legge til grunn følgende styrende prinsipper for behandlingen:

1. Konfidensialitet
   Kun personer som har saklig grunn for å kjenne saken eller som er involvert i behandlingen av saken skal kunne få informasjon om sakens innhold.

2. Personvern
   Foreningen skal behandle personopplysninger i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning.

3. Objektivitet
   Saken skal behandles så objektivt som mulig, og undersøkelser som eventuelt foretas skal gjennomføres upartisk. Hovedstyret skal sørge for at enhver sak blir behandlet så upartisk som praktisk mulig. Ved behov skal styret søke hjelp fra eksterne organ. Eksempelvis studentombudet, Si fra-ordningen, eller lignende.

4. Ansvaret for håndtering av mottatt informasjon om overtredelse

1. Varsler og informasjon om overtredelse skal skje til ansvarlig i åpningstid, internansvarlig eller andre styremedlemmer i hovedstyret.

2. Ledelse som mottar en henvendelse, informasjon om eller varsel om overtredelse, skal uten unødig opphold formidle henvendelsen til hovedstyret og oppfordre den som formidler informasjonen til selv å ta kontakt med hovedstyret.

3. Saksbehandling er skriftlig.

5. Ansvaret for oppfølging av mottatt varsel eller informasjon om overtredelse

1. Hovedstyret har det overordnede ansvar for oppfølging av informasjon og varsler om overtredelse.

2. Avhengig av varselets innhold og hvem som er involvert kan hovedstyret velge å kontakte studentombud for bistand i å gjøre en vurdering av hvordan og på hvilket nivå henvendelsen skal følges opp og håndteres.

6. Nærmere om håndteringen av varsel og informasjon om overtredelse

1. Den som håndterer et varsel om overtredelse skal uten unødig opphold opprette kontakt med den som har kommet med henvendelsen og nedtegne all relevant informasjon om saken. Hvis informasjonen gis av andre enn den som opplever en overtredelse, må den som håndterer saken ta kontakt med den som opplever en overtredelse for å nedtegne all relevant informasjon om saken.

2. Den som håndterer en overtredelse skal uten unødig opphold opprette kontakt med den som skal ha stått bak overtredelsen og nedtegne dennes versjon av saken.

3. Med sikte på at eventuell pågående overtredelse skal opphøre, og at den som kan ha vært utsatt for overtredelse skal sikres mulighet for å fortsette å bidra dersom dette er ønsket, skal det forsøkes å tilpasse og tilrettelegge for det.

4. De involverte i saken må fra første kontakt med den som håndterer saken, og løpende underveis i prosessen, holdes orientert om hvordan saken videre håndteres.

5. Alle henvendelser med påstander om mulig overtredelse skal nedtegnes. Det skal føres referat fra samtale med alle berørte.

7. Ytterligere behandling inntil løsning

1. Den som håndterer saken skal påse at saken er tilstrekkelig opplyst, vurdere hvordan saken skal håndteres videre og ta stilling til anklagene om overtredelse så langt det er nødvendig for å hindre videre overtredelse og gjennom tiltak sikre det psykososiale miljøet i foreningen.

2. For å sikre at saken er tilstrekkelig opplyst kan informasjon fra vitner og andre kilder innhentes.

3. Ved informasjonsutveksling må hensynet til den som har varslet eller opplevd overtredelsen veie tungt, særlig gjennom å bevare personvernet og å anonymisere varselet om overtredelse.

4. Skjønnsmessige vurderinger legges til grunn.

5. Alvorlige anklager kan medføre større behov for skriftlig forklaring fra involverte. Ved eksklusjonsspørsmål har den som anklages for overtredelse rett på å bli hørt skriftlig av alle høringsinstanser. 
   

8. Midlertidig suspensjon under behandling

Under behandling av en sak som nevnt i punkt 6 og 7 kan hovedstyret, eventuelt etter forslag fra den som behandler saken, beslutte at den som anklages for overtredelse midlertidig skal fratre verv og medlemskap vedkommende har inntil saken har funnet en løsning mellom partene eller er avgjort etter punkt 7.

9. Reaksjoner

I tilfelle som nevnt i punkt. 7.1 kan det hovedstyret som håndterer saken, samtidig med at undersøkelsen av saken avsluttes, fastsette videre reaksjoner der det er nødvendig for å hindre videre overtredelser og/eller å sikre det psykososiale miljø, og/eller tap av tillit i utøvelsen
av et verv.